La digitalización de las empresas del presente y el futuro pasa por la digitalización de sus negocios y documentos. Para quienes quieren dar el paso, una pregunta muy frecuente es si escanear y digitalizar es lo mismo. La respuesta es NO. Si quieres saber por qué, sigue leyendo.

Depende de la finalidad de la documentación que manejas necesitarás un equipo u otro. Y es que, aunque pueda parecer lo mismo, no lo es. La digitalización y el escaneo de documentos no son lo mismo. La digitalización conlleva la conversión de documentos físicos en formato digital, mientras que el escaneo de documentos implica, simplemente, la captura de una imagen del documento físico.

Por lo tanto, la calidad de imagen que se obtiene en ambos procesos es en parte la diferencia entre estos dos procesos. Ya que en la digitalización la imagen capturada normalmente es mejor que la del escaneo de documentos. Esto se debe a que la digitalización utiliza tecnologías avanzadas para reconocer caracteres y convertirlos en texto editable, mientras que en el escaneo podríamos decir que es la captura plana de una imagen con caracteres no editables.

En caso de duda sobre qué sistema es el mejor, desde Anueva te recomendamos la digitalización ya que con este proceso el documento resultante se podrá usar con cualquier finalidad mientras que con el escaneo sus usos se podrían ver limitados por la calidad del documento final.

Digitalización documental en las empresas

La digitalización es hoy ya una realidad, por ello, es importe elegir un equipo que permita a los usuarios acometer estas tareas de la forma más productiva y sencilla posible. Necesitamos por tanto equipos pensados para ahorrar tiempo y aumentar la productividad, con funciones avanzadas en esta área que agilizan el día a día en las organizaciones.  

Hay algunas funciones de digitalización que deberías de tener en cuenta antes de comprar un equipo para esta tarea. Podríamos resumirlas en: 

Software OCR: software de escaneado que lee los caracteres impresos de los documentos y los convierte en código digital para que el ordenador los pueda leer como texto y no como imagen, para así poder editar el texto. 

Recorte automático: Equipos que permiten escanear desde el cristal varios documentos de tamaño pequeño al mismo tiempo, como un DNI, tarjetas de visita, tickets, etc., recortando automáticamente cada documento en un solo paso. ¿El objetivo? Poder agilizar tareas que, con cualquier otro método, se tardaría más tiempo en ejecutar. 

Salto de página en blanco: Los equipos que permiten escanear dúplex, es decir, escanear documentos impresos a doble página de forma automática pueden evitar la digitalización de páginas en blanco, con el beneficio de obtener archivos más profesionales y de menor tamaño. 

Editar archivos escaneados: al escanear un documento impreso, por un lado, reconoce las imágenes como tal y, por otro, reconoce el texto y puede ser editado. No sólo, sino que además que permiten a los profesionales escanear a la nube, a un USB, o incluso enviar el documento directamente al correo electrónico.  

Hablamos por tanto de equipos que aportan al usuario o gestor de la documentación una serie de beneficios que harán el proceso de digitalización mucho más sencillo, productivo y profesional, asegurando resultados de calidad en los escenarios más exigentes.