La impresión en empresa está cambiando más rápido de lo que parece

En la mayoría de las empresas, la impresión se percibe como un gasto controlado.
Tóner, papel, alguna avería puntual… nada que parezca alarmante.
Pero si analizamos con lupa todo lo que ocurre en torno a las impresoras de una oficina, el panorama cambia por completo.
Cada minuto de espera ante una impresora atascada, cada cartucho sustituido antes de agotarse, cada impresión en color que podría haberse hecho en blanco y negro… son pequeñas fugas que, sumadas, pueden representar entre un 20 %
Los costes suben, las necesidades aumentan, las plantillas se vuelven más híbridas y los equipos se ven obligados a ser más eficientes con menos recursos. En este contexto, la gestión tradicional de impresoras —comprar equipos, controlar consumibles, resolver averías, lidiar con proveedores— se convierte en una trampa silenciosa que consume tiempo y dinero sin que nadie lo note.
De cara a 2026, el modelo MPS (Managed Print Services), o servicio gestionado de impresión, se está consolidando como una de las soluciones más rentables y estables para empresas que necesitan controlar su gasto, aumentar la productividad y trabajar con procesos más sostenibles.
En Anueva lo vemos a diario con nuestros clientes en Asturias: empresas que, tras años gestionando la impresión de forma interna, descubren que cambiar a un modelo MPS supone un ahorro medio entre el 25 % y el 35 %, además de eliminar una cantidad enorme de micro-problemas que frenan la actividad diaria.
Si en 2025 la impresión eficiente ya es importante, en 2026 será imprescindible.

Qué es MPS y por qué será imprescindible para las empresas en 2026

MPS es un sistema en el que la empresa no compra equipos ni gestiona consumibles:
paga solo por lo que imprime, y la gestión completa —equipos, mantenimiento, consumibles, monitorización y servicio técnico— recae en un proveedor especializado como Anueva.
Esto ya es una ventaja hoy, pero en 2026 será aún más relevante por tres motivos:

1. La necesidad de eficiencia será mayor

Costes energéticos, materiales y logísticos siguen subiendo.
Contar con una flota optimizada, moderna y bien mantenida ya no será
“interesante”, será fundamental para no disparar el gasto anual.

2. El trabajo híbrido habrá madurado

Las empresas necesitarán equipos más fiables, con menos incidencias y capaces de integrarse en entornos mixtos donde no siempre está todo el mundo en la oficina.

3. La sostenibilidad y la reducción de residuos serán prioridad

2026 será un año clave en políticas de eficiencia energética y responsabilidad ambiental.
Un MPS reduce consumibles, impresiones innecesarias, averías y el ciclo de rotación de equipos.
En resumen:
MPS será la forma estándar de imprimir en empresas.
Las que sigan gestionando la impresión de forma tradicional tendrán costes mayores y menor control.

Los costes ocultos que MPS elimina (con ejemplos reales)

Uno de los principales problemas de la gestión tradicional de impresión es que genera costes invisibles.
Gastamos dinero sin darnos cuenta: una avería, un tóner cambiado antes de tiempo, un atasco que bloquea 10 minutos el trabajo de un empleado, impresiones inútiles…

Uno de los principales problemas de la gestión tradicional de impresión es que genera costes invisibles.
Gastamos dinero sin darnos cuenta: una avería, un tóner cambiado antes de tiempo, un atasco que bloquea 10 minutos el trabajo de un empleado, impresiones inútiles…
En Anueva analizamos cientos de casos y sabemos que existen cinco grandes fugas:

1. Equipos poco eficientes o mal dimensionados

Un equipo doméstico en una oficina es como poner un motor de moto a tirar de un tráiler: funciona, pero consume más, se avería más y rinde menos.
Este es uno de los mayores errores que vemos en empresas que han crecido sin revisar su parque:
impresoras pequeñas generando miles de copias al mes,
modelos antiguos que gastan el doble de tóner,
máquinas dispersas en departamentos sin criterio técnico.
Con MPS, se instala el equipo adecuado en cada puesto para evitar sobreuso… y sobrecostes.

2. Gastos en consumibles duplicados o mal gestionados
En muchas empresas ocurre esto:
El tóner se cambia antes de tiempo “por si acaso”.
Se hacen pedidos urgentes que encarecen los costes.
Se acumulan cartuchos no compatibles que acaban olvidados en un cajón.
La reposición automática de consumibles que incluye MPS evita todos estos problemas. Cada equipo notifica cuándo necesita tóner y se repone sin intervención del cliente.

3. Averías que generan paradas de trabajo
Un atasco no es un problema técnico… …hasta que se repite tres veces por semana.
Cada pequeña avería implica:

• tiempo de los empleados,
• interrupciones en tareas críticas,
• llamadas al proveedor,
• desplazamientos técnicos,
• frustración del equipo.
  Con MPS, el mantenimiento está incluido y además es proactivo. Se detectan problemas antes de que afecten al trabajo diario.

4. Impresiones innecesarias o fuera de control
Sin un sistema que monitorice la flota, es imposible responder a preguntas básicas:

• ¿Quién imprime más?
• ¿Cuántas páginas se imprimen a color sin necesidad?
• ¿Cuántos documentos se reimprimen por errores de calidad?

En empresas medianas, esto puede suponer más de 10.000 páginas al año desperdiciadas.
MPS reduce drásticamente este desperdicio gracias al control de uso y las configuraciones predeterminadas.

5. Tiempo administrativo que no aporta valor
Pedir consumibles, tramitar incidencias, coordinar visitas técnicas… Todo ese tiempo lo emplea personal de la empresa, no un especialista.
Con un servicio gestionado, la empresa no se ocupa de nada. Todo queda resuelto por el proveedor.

Tendencias clave en impresión empresarial para 2026: eficiencia, sostenibilidad y seguridad

La impresión no será igual en 2026. Estos son los tres ejes que marcarán la diferencia:

1. Eficiencia energética y optimización del parque de equipos
Los equipos nuevos consumen hasta un 30 % menos energía. Además, imprimen más rápido, sufren menos atascos y tienen un coste por copia más bajo.
Las empresas que actualicen sus equipos dentro de un MPS estarán:

• reduciendo consumo,
• reduciendo emisiones,
• reduciendo averías,
• aumentando la velocidad de trabajo

2. Sostenibilidad documental y reducción de residuos
Cada vez más empresas buscan reducir:

• consumo de tóner,
• sustitución temprana de cartuchos,
• impresiones en color,
• duplicados,
• material desechado

Un MPS bien diseñado controla cada variable: mantiene el parque en óptimas condiciones, reduce desperdicios y ayuda a cumplir objetivos de sostenibilidad.

3. Seguridad y control de documentos
En empresas con información sensible, las impresoras son un punto crítico de riesgo. MPS permite:

• impresiones seguras (pull printing),
• rastreo de documentos,
• control de accesos,
• bloqueo de color,
• eliminación de impresiones olvidadas en bandejas

Esto será un estándar en 2026, especialmente en sectores como: asesorías, clínicas, ingenierías, despachos profesionales, industria.

Cómo preparar tu empresa para un MPS en 2026 (guía práctica)

Para llegar a 2026 con un sistema de impresión eficiente, seguro y sostenible, recomendamos estos pasos:

1.Haz una auditoría de tu parque actual. Antes de cambiar nada, es necesario saber: cuántas impresoras tienes, cuánto imprimen, cuánto consumes, dónde están los gastos ocultos, qué equipos están sobredimensionados o infrautilizados. En Anueva realizamos esta auditoría sin coste y con un informe claro y directo.

2.Sustituye los equipos obsoletos. Los equipos antiguos generan: incidencias, repeticiones de impresiones, consumos elevados, tiempos muertos. Un MPS actualiza solo lo necesario, sin inversión inicial por parte de la empresa.

3.Establece políticas de impresión inteligentes. Por ejemplo: predeterminar blanco y negro, limitar el uso del color, evitar doble impresión, activar impresión segura. Solo con estos ajustes, muchas empresas reducen más de un 15 % de su gasto anual.

4.Centraliza la gestión en un único proveedor. Tener un solo interlocutor acelera: avances, reposiciones, incidencias, renovación de equipos. Con Anueva, además, el servicio técnico oficial Brother en Asturias está incluido.

5. Monitoriza continuamente. Un buen sistema MPS permite ver todo: consumos, fallos, niveles de tóner, comparativas mensuales, costes por departamento. La clave del ahorro sostenido está en medir y ajustar.

Beneficios específicos para empresas asturianas

Trabajar con un proveedor local como Anueva aporta ventajas que grandes franquicias o servicios nacionales no pueden igualar:
✔ Soporte técnico más rápido
Resolver una avería en Gijón, Oviedo o Avilés no requiere días: requiere horas.
✔ Cercanía real
Si hay un problema, estamos a menos de 30 minutos.
✔ Conocimiento del tejido empresarial asturiano
Sabemos cómo funcionan las pymes y grandes empresas de la región.
✔ Flexibilidad
Nos adaptamos a la realidad del cliente, no a un contrato rígido de multinacional.
✔ Relación continuada y estable
Somos un partner, no un proveedor más.

Solicita un asesoramiento personalizado para preparar tu impresión para 2026

2026 será un año clave para la eficiencia empresarial.
Y la impresión, aunque parezca un detalle menor, es una de las áreas donde más se puede ahorrar sin cambiar la forma de trabajar.
Un servicio MPS te permite: pagar solo por lo que imprimes, olvidarte del mantenimiento, evitar sorpresas, tener equipos siempre listos, reducir costes entre un 25 % y un 35 %, ganar tranquilidad.
Si quieres descubrir cuánto puede ahorrar tu empresa y cómo llegar a 2026 con una flota de impresión eficiente y sin preocupaciones, te ofrecemos un asesoramiento personalizado y gratuito.

📞 Llámanos al 985 090 090

📩 Escríbenos a info@anueva.es

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De la impresión, nos encargamos nosotros.