La destrucción documental certificada es un proceso cada vez más necesario para empresas de cualquier sector. En un mundo en el que los datos personales, financieros o laborales son uno de los activos más valiosos —y también más vulnerables—, destruir la documentación de forma segura, legal y certificada ya no es una opción: es una obligación.

En Anueva, con más de 14 años de experiencia en gestión e impresión documental en Asturias, sabemos que una de las dudas más frecuentes de nuestros clientes es: 

“¿Qué puedo incluir en la destrucción documental y qué no?” 

La respuesta no siempre es evidente. No todo lo que tenemos en papel puede ir al contenedor de destrucción, y tampoco todo debe conservarse indefinidamente. En este artículo te contamos de forma clara y práctica: 

• Qué tipos de documentos sí se pueden destruir. 
• Qué documentos no deberías destruir porque tienen valor legal o requieren conservación. 
• Ejemplos reales que te ayudarán a identificar cada caso. 
• Cómo funciona el servicio de destrucción documental certificada en Asturias con Anueva. 

Por qué la destrucción documental certificada es clave en tu empresa 

Imagina que tiras a la basura una caja con nóminas antiguas o contratos de clientes. Aunque pienses que esos papeles ya no tienen valor, alguien podría acceder a datos sensibles: direcciones, firmas, números de cuenta, información fiscal o médica. 

Este riesgo no solo afecta a la confidencialidad de las personas, sino que además puede acarrear sanciones muy graves por incumplir la LOPDGDD y el RGPD. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que la custodia y el tratamiento seguro de la documentación en soporte físico es tan importante como la gestión digital de los datos. 

Por eso, optar por un servicio de destrucción documental certificada en Asturias, como el de Anueva, garantiza: 

• Cumplimiento normativo: destrucción según la norma UNE 15713, nivel 6 de seguridad. 
• Trazabilidad: recibes un certificado de destrucción que acredita que los documentos ya son ilegibles. 
• Confianza: cientos de autónomos, pymes y grandes empresas asturianas ya confían en nosotros 

Documentos laborales

• Nóminas y justificantes de pago. 

• Contratos laborales finalizados. 

• Registros de asistencia o control horario antiguos. 

Riesgo: exposición de datos sensibles de empleados.

Documentación médica o sanitaria

• Historias clínicas de empleados (reconocimientos médicos). 

• Informes de salud relacionados con la empresa. 

Riesgo: violación del derecho a la intimidad.

Qué documentos SÍ debes destruir 

A continuación, te detallamos los principales grupos de documentos que suelen almacenarse en exceso en las empresas y que pueden destruirse cuando han cumplido su ciclo legal o funcional.

Documentos personales o identificativos

• Copias de DNI, pasaportes o NIE. 

• Solicitudes o formularios con datos personales. 

• Documentación de empleados. 

Riesgo: suplantación de identidad si caen en manos indebidas.

Documentación financiera

• Facturas, albaranes y recibos antiguos. 

• Extractos bancarios que ya no sean necesarios para la contabilidad. 

• Declaraciones de impuestos caducadas. 

• Informes contables que han superado el periodo de conservación legal. 

Riesgo: fraude financiero o fiscal.

Correspondencia confidencial

• Cartas con información empresarial sensible. 
• Correos electrónicos impresos.

Documentación de clientes o proveedores

• Contratos comerciales finalizados. 

• Acuerdos de confidencialidad caducados. 
• Bases de datos en papel (listados de clientes o proveedores).

Material obsoleto con datos sensibles

• Listados impresos de usuarios. 
• Documentos con firmas, direcciones, teléfonos o correos electrónicos. 

Qué documentos NO deberías destruir 

Tan importante como saber qué eliminar es identificar qué papeles deben conservarse por ley o por su valor estratégico. 

• Documentos con valor legal vigente: contratos en activo, escrituras notariales, pólizas de seguros vigentes. 

• Documentación fiscal y contable que aún esté dentro del plazo legal de conservación (normalmente 4 a 6 años). 

• Expedientes judiciales abiertos. 

• Documentación histórica de la empresa que tenga un valor patrimonial o corporativo (actas fundacionales, registros históricos). 

• Soportes no admitidos en la destrucción documental certificada: plásticos, CDs, DVDs, USBs, residuos orgánicos o contaminantes 

Cómo saber si un documento ya se puede destruir 

Un buen criterio es preguntarse: 

1. ¿Tiene vigencia legal? Si la respuesta es sí, debe conservarse. 
2. ¿Contiene datos personales o sensibles? Si la respuesta es sí y ya no es necesario, debe destruirse de manera certificada. 
3. ¿Existe copia digital certificada? Si ya está correctamente digitalizado y almacenado según la normativa, el papel físico puede eliminarse. 

El servicio de destrucción documental certificada en Asturias con Anueva 

En Anueva ofrecemos dos modalidades de servicio, adaptadas a las necesidades de cada empresa: 

A)Recogida puntual: 

• El cliente avisa cuando necesita destruir documentación. 
• Recogemos el material en sus instalaciones. 
• El coste se calcula por kilos y ubicación. 

B) Buzón documental: 

• Instalamos un buzón seguro en tu empresa. 
• Puedes ir depositando los documentos sin límite de tiempo. 
• Cuando está lleno, lo recogemos para su destrucción. 

En ambos casos: 

• Garantizamos la trituración a nivel 6 de seguridad UNE 15713, lo que significa que el papel queda convertido en partículas ilegibles. 
• Los residuos se gestionan en un centro gestor autorizado. 
• Entregamos un certificado de destrucción como prueba legal del proceso. 

Beneficios para tu empresa 

Optar por la destrucción documental certificada con Anueva significa: 

• Tranquilidad legal: cumples la normativa vigente. 
• Protección de datos sensibles: evitas filtraciones y sanciones. 
• Ahorro de espacio: liberas archivos y almacenes. 
• Confianza para tus clientes: transmites profesionalidad y seguridad.
• Sencillez: solo tienes que avisarnos y nos ocupamos de todo. 

La gestión del ciclo de vida de los documentos es esencial en cualquier empresa. Saber qué puedes destruir y qué debes conservar es la base para proteger tu negocio y cumplir la ley. 

En Anueva te ayudamos con un servicio de destrucción documental certificada en Asturias, adaptado a tus necesidades y con todas las garantías. 

 Recuerda: 

• Los documentos con datos personales, financieros, laborales o médicos deben destruirse de forma certificada. 
• Los documentos con vigencia legal o valor histórico deben conservarse. 
• No se incluyen en la destrucción documental plásticos, soportes electrónicos ni residuos orgánicos. 

Descubre cómo proteger tu empresa con la destrucción documental certificada en Asturias de Anueva.