Como partner oficial de Brother en Asturias podemos ayudarte a elegir el escáner que tu negocio necesita entre toda la oferta disponible en el mercado. No te pierdas este post y descubre algunas características fundamentales que se debes tener en cuenta a la hora de elegir tu nuevo escáner. 

Pueden ser muchas las razones que te lleven a comprar un escáner. Desde las necesidades de digitalización de documentos a estrategias internas de la empresa, pasando por la adecuación de tu negocio a la normativa vigente nacional y comunitaria. En cualquier caso, debes de tener en cuenta algunos aspectos que influyen en la compra de un escáner y que puede terminar con una buena o mala elección.  

La digitalización de la documentación es fundamental para las empresas actuales y una ventaja competitiva para quienes ya lo tienen implementado. Además, muchos sectores estratégicos tienen obligación por normativas nacionales e internacionales su uso continuado. Pero no solo eso, si no que la digitalización reduce costes y tiempo ya que la información se maneja automáticamente. Al escanear y guardar digitalmente se evita tiempo en el archivo y clasificación de documentos o la búsqueda a posteriori de información en montañas de papel.  

Qué debes de tener en cuenta antes de elegir un escáner 

Ya te estés iniciando en la digitalización de tu negocio o bien quieras darle un nuevo empujón con un equipo que se adapte realmente a tus necesidades, te recomendamos que prestes atención a una serie de características que definirán tu compra.

La velocidad es un factor importante ya que si necesitas escanear una gran cantidad de documentos de forma regular necesitarás un equipo de mayor velocidad que si es para acciones más escalonadas o con volúmenes menores. También debes decidir si prefieres que sea Dúplex para escanear a doble cara ahorrando tiempo y mejorando la productividad.

Otro punto vital si buscas un proceso de digitalización de documentos rápido y escaneas muchas hojas, se vuelve necesario que el escáner tenga un alimentador automático de documentos o ADF.

Dónde vamos a usar el escáner también es un punto importante a considerar. Si vamos a trabajar en movimiento, tendremos que pensar en un escáner portátil. Sin embargo, si nos limitamos a la oficina podemos decantarnos por un equipo de sobremesa.  

¿Sueles escanear documentos grandes en A3? ¿O más pequeños como DNI o tickets? Si Es importante que prestes atención al tamaño máximo y mínimo admitido por tu escáner ya que el más común (A4) es de fácil acceso, pero quizá tamaños más extremos requieran ciertas características adicionales.  

Tenemos que prestar atención a los formatos de salida para que sean compatibles con los sistemas de visualización y guardado que se usan en cada empresa, ya que hay sectores que usan un formato de archivo específico.  

Por último, pero no menos importante, es la resolución del escáner. Es decir, la calidad con la que quieres escanear tus documentos. Por ejemplo, si solo vamos a digitalizar el documento para archivarlo, una resolución de 72ppp en escala de grises sería suficiente. Ten en cuenta que puede que esta sea tu situación “normal”, pero no puedes dejar de lado las ocasiones excepcionales que pueden resultar de vital importancia para la empresa.  

Existen diferentes soluciones que permiten llevar a cabo una buena digitalización de documentos tanto para su posterior divulgación como para su archivo. Elegir la opción adecuada según el objetivo de nuestra empresa nos permitirá sacar el máximo rendimiento a nuestro escáner, pero también ser más productivos a nivel empresarial y más competitivos a medio y largo plazo. 

Si quieres saber qué equipo se ajusta más a tus necesidades, pero no sabes por dónde empezar, en Anueva podemos ayudarte de la mano de nuestros consultores TIC que podrán darte respuesta a tus preguntas.